Rund ein Jahr hat es von der Bewerbung um die Veranstaltung beim DTTB und dem Bayerischen Tischtennis-Verband bis zum Abschlussessen mit den 40 Helferinnen und Helfer des TTC Straubing gedauert. Trotz aller Mühen hat sich die Durchführung des Bundesranglistenturniers DTTB Top 48 Jugend 15 für die Niederbayern gleich in vielerlei Hinsicht gelohnt: Die gute Reputation als nationaler Turnierveranstalter hilft bei Verhandlungen um Hallenzeiten und bei der Sponsoren-Suche, das gemeinsame Event stärkt den Teamgeist im Verein, und die Finanzspritze für die Hallenkasse ist mehr als ordentlich.
„Wir werden beim Gewinn im hohen vierstelligen Bereich landen“, sagt Florian Stögmüller, der 1. Vorsitzende des TTC Straubing und Chef-Organisator des Turniers über den Gewinn in Euro. „Mit dem Geld lässt sich schon etwas anstellen. Und man weiß dann auch, wofür man den ganzen Aufwand betrieben hat.“ Das Interview soll Klubs motivieren, sich ebenfalls als Turnierausrichter zu bewerben. Unter anderem zeigt Stögmüller die Chancen auf, spricht aber auch über die schlechten Erfahrungen.
Wie ist das Turnier aus Sicht des TTC Straubing als Durchführer verlaufen?
Florian Stögmüller: Es war anstrengend, hat aber auch sehr viel Spaß gemacht. Wir sind froh, dass das Turnier bei den aktuellen Bedingungen überhaupt stattfinden konnte. Das gezeigte Niveau bei den Spielen war beeindruckend; dass mit Koharu Itagaki eine Spielerin aus Bayern gewonnen hat, ist natürlich noch ein schönes Zuckerl.
Warum lohnt es sich für Vereine, diesen Aufwand zu betreiben?
Stögmüller: Es ist eine schöne Finanzspritze für die Vereinskasse. Aber auch die Reputation, die man für die Durchführung regional und bundesweit erhält, ist wichtig für den Stellenwert, den der Verein dann hat, wenn es beispielsweise um Verhandlung von Hallenzeiten oder Sponsorengelder geht. Man bekommt neue Kontakte. Außerdem schweißt so ein gemeinsames Erlebnis die Helferinnen und Helfer zusammen.
Wie lange dauert die Vorbereitung – von der Bewerbung um die Durchführung bis zur Dankeschön-Runde bei den Sponsoren? Ab wann geht es in die heiße Phase?
Stögmüller: Beworben hatten wir uns schon vor anderthalb Jahren. Eigentlich hätten wir die Deutschen Mannschaftsmeisterschaften der Jugend im Juni 2020 ausgerichtet, die dann aber pandemiebedingt abgesagt werden mussten. Als "Ersatz" haben wir uns dann um das Top 48 Bundesranglistenturnier bemüht und den Zuschlag erhalten. Es gibt dann mehrere heiße Phasen: das Blocken der Hotelzimmer – insgesamt immerhin über 200 Übernachtungen pro Tag –, das Zusammenstellen der Ausschreibung, die Gestaltung des Programmhefts, und ganz heiß wird es ab zwei Wochen vor Turnierbeginn, wenn die Übernachtungs- und Essenswünsche der Verbände eintreffen und es später um die Präparierung des Spiellokals geht.
Wie viele Helferinnen und Helfer sind beim Turnier selbst inkl. Auf- und Abbau im Einsatz? Haben Sie Tipps dazu, ist z. B. ein Schichtplan günstig?
Stögmüller: Insgesamt waren etwa 40 Helferinnen und Helfer aus dem Verein involviert. Es ist natürlich von Vorteil, dass Schiedsrichterinnen, Schiedsrichter und Turnierleitung gestellt werden. Unser Aufgabenbereich war dann Auf- und Abbau, Einlasskontrolle, Imbiss und das Kümmern um die verschiedenen Problemchen, die während so einer Veranstaltung naturgemäß auftreten. Ein Schichtplan ist klar von Vorteil, weil jeder Helfende genau weiß, wann er oder sie den Einsatz hat - und der Organisator erkennt, wo evtl. Engstellen entstehen könnten. Außerdem ist dann die zeitliche Belastung nicht so hoch, wenn man nur schichtweise mit anpacken muss und nicht zweieinhalb Tage quasi durchgehend in der Halle ist. Bewährt hat sich auch, Hauptverantwortliche für die einzelnen Bereiche zu benennen, z. B. Hotelreservierung, Programmheft, Imbiss, Einteilung Personal, die sich dort um die Details kümmern und sich zwischendrin immer wieder mit mir als Gesamtverantwortlichem abgestimmt haben.
Was hat Sie überrascht – positiv wie negativ?
Stögmüller: Überrascht vielleicht nicht, aber positiv war auf alle Fälle die Unterstützung der Stadt und der Schule, insbesondere der beiden Hausmeister und der Betreiberin der Mensa. Positiv war – wie eingangs schon erwähnt – auch die Leistung der Spielerinnen und Spieler. Dass trotz fehlender Zuschauer auch Stimmung in der Halle war, weil die Aktiven innerhalb ihres Verbandes lautstark angefeuert wurden, hat mich persönlich gefreut. Sport lebt ja auch von Emotionen, und gerade beim Tischtennis geht es da manchmal doch arg steril zu. Positiv war auch die Unterstützung aus der Wirtschaft: Viele Unternehmen mussten große Einbußen aufgrund des Lockdowns hinnehmen, und trotzdem hatten sie für den Tischtennissport und den TTC Straubing etwas über.
Negativ war, dass die Absprachen seitens der beauftragten Speditionen nicht eingehalten wurden; sowohl bei der Anlieferung wie auch bei der Abholung des Materials gab es da zeitliche Probleme. Die eingeteilten Helferinnen und Helfer mussten hier sehr viel Flexibilität an den Tag legen, was bei einigen aufgrund der beruflichen Situation auch nicht ging.
Negativ war auch, dass man ständig auf die Einhaltung der Hygieneregeln hinweisen musste. Der Großteil hat sich zwar verantwortungs- und rücksichtsvoll verhalten, aber die Einzelnen, die teils immer wieder ermahnt werden mussten, verschlechtern das Gesamtbild. Bei zwei Personen half dann nur die Androhung eines Ausschlusses vom Turnier seitens des Oberschiedsrichters. Wir als Durchführer sind hier in der Verantwortung gegenüber allen Beteiligten, und da hätte ich mir mehr Rücksichtnahme und Verständnis gewünscht. Und dann gab es noch eine Hotel-Überbuchung – der Fehler lag im Management des Hotels, das war leider nicht professionell –, sodass wir kurzfristig gezwungen waren, eine Alternative zu organisieren. Das war sehr ärgerlich, insbesondere auch für den betroffenen Landesverband. Aber insgesamt überwiegen ganz klar die vielen positiven Eindrücke.
Was man nicht unterschätzen darf: Warum spielt die Verpflegung eine so wichtige Rolle?
Stögmüller: Die Verpflegung ist insofern wichtig, weil ja auch die Spielerinnen und Spieler, die Trainer-Teams und Betreuerinnen und Betreuer den ganzen Tag in der Halle verbringen. Viele haben zwar eine Grundausstattung wie Wasser, Obst und Schokoriegel dabei, aber in der Mittagszeit meldet sich dann schon der Hunger, und ein Kuchenstück zwischendrin geht eigentlich immer. Der morgendliche Kaffee ist für viele ja schon sowas wie ein Ritual, das auch nicht fehlen darf, sonst ist der Tag schon gelaufen (lacht).
Womit kann der Verein bei dieser Veranstaltung Geld verdienen?
Stögmüller: Bei uns in erster Linie mit den Werbeanzeigen im Programmheft. Wir halten die Preise für ein Inserat bewusst niedrig, damit das auch für kleinere Unternehmen interessant ist, und kommen dann mit der Vielzahl an Sponsoren, insgesamt knapp 50 Firmen, auf eine schöne Summe. Der Imbiss wirft auch nochmal einen schönen Überschuss ab. Dazu gibt es noch höhere Veranstaltungszuschüsse vom DTTB und in unserem Fall von der Stadt Straubing.
Was kann man sich als Verein alles sponsern lassen, um die Gewinnspanne zu erhöhen?
Stögmüller: Die Möglichkeiten sind vielfältig, man muss nur etwas einfallsreich sein und auch entsprechende Kontakte haben. Das geht dann von Kuchenspenden über die Annoncen im Programmheft, den Druck der Programmhefte, Werbebanner in der Halle bis hin zur Stiftung der Ehrenpreise.
Wie viel Geld fließt durch ein solches Turnier in die Vereinskasse?
Stögmüller: Wir werden beim Gewinn im hohen vierstelligen Bereich landen. Das ist sehr zufriedenstellend für uns, denn mit dem Geld lässt sich schon etwas anstellen. Und man weiß dann auch, wofür man den ganzen Aufwand betrieben hat.
Gab es etwas, was Sie als Durchführer gerne im Vorfeld gewusst hätten und so nicht erwartet haben?
Stögmüller: Wir hatten ja schon Erfahrungen mit der Ausrichtung eines Turniers dieser Größenordnung, weil wir 2016 auch die Nationalen Deutschen Einzel-Meisterschaften Jugend 15 ausgerichtet haben. Von daher wussten wir in etwa, was auf uns zukommt. Zudem gibt es ja die Checkliste für Veranstaltungen, die beinhaltet, worauf man achten muss. Vor Überraschungen ist man natürlich nie gefeit, da man nicht alle Eventualitäten ausschließen kann. Aber die Zusammenarbeit mit allen Verantwortlichen war wirklich sehr gut, und die Ansprechpartner beim DTTB und beim BTTV waren eine große Unterstützung. Gerne gewusst hätte ich aber die genauen Zeiten der beiden beauftragten Speditionen.
Sie haben aus eigenem Antrieb ein Livestreaming organisiert. Inwiefern hat sich auch dieser Aufwand beim Sponsoring gelohnt?
Stögmüller: Das kann man eigentlich gar nicht so genau sagen. Bei Werbung allgemein ist es wichtig, dass man auf verschiedenen Kanälen wahrgenommen wird, denn ganz viel passiert da im Unterbewusstsein. Beim Livestream konnten wir eben einen zusätzlichen Kanal in Form einer Sponsorenleiste bieten, der gut angekommen ist.
Wie haben Sie sich für den großen Einsatz Ihres Helfer-Teams bedankt?
Stögmüller: Unsere Helferinnen und Helfer haben wir im Imbiss freigehalten. Und wir sind direkt im Anschluss an den Abbau noch bei unserem Stammitaliener zusammengesessen und haben das gelungene Turnier gefeiert. Außerdem weiß ja jede und jeder, dass wir das eingenommene Geld unter anderem dafür verwenden, um unsere Feier zum 75-jährigen Gründungsjubiläum zu finanzieren, und dass auch der Rest dem Verein und damit indirekt wieder einem selbst zugutekommt und nicht in irgendwelchen Kanälen versickert. Das Lob, das wir von allen Seiten bekommen haben, geht dann runter wie Öl – und ist selbstverständlich für alle Helfenden bestimmt, denn als Einzelkämpfer kann man nicht viel ausrichten. Ein guter Zusammenhalt in einem Verein ist einfach wichtig, auf diese Feststellung lege ich großen Wert.
