Vereinspostfach in click-TT

(aus Info XXXVII - 10.10.2024)

Die Geschäftsstelle wird zukünftig sämtliche über click-TT versendete Rechnungen und Bescheide und ggf. weitere Dokumente in das sogenannte „Vereinspostfach“ im vereinsinternen Bereich von click-TT hinterlegen. Für die Rechnungen des Kalenderjahrs 2024 erfolgt dies auch rückwirkend.

Ab jetzt haben die Vereinsadministratoren die Möglichkeit, Vereinsmitgliedern die neue Berechtigung „Vereinspostfach“ zuzuweisen - Vereinsadministratoren selber haben automatisch Zugriff auf das Vereinspostfach. Somit kann gezielt festgelegt werden, welche Personen im Verein Zugriff auf die Dokumente erhalten sollen. Wie genau Zugangsberechtigung zuzuweisen oder zu ändern sind, ist in "click-TT-Anwendung Info VI: Mitglieder - Vereinsfunktionen und Zugangsberechtigungen" beschrieben.

Vereinspostfach öffnen

Loggen Sie sich im click-TT-Vereinsbereich mit Benutzername sowie dem Passwort ein. Direkt nach dem Login werden Sie von click-TT auf neue Dokumente im Vereinspostfach hingewiesen. Die rote Zahl neben dem Vereinspostfach zeigt an, wie viele Dokumente noch nicht zur Kenntnis genommen wurden. Wundern Sie sich bitte nicht, falls die dort angezeigte Zahl recht hoch ist. Sollten Sie in der Vergangenheit keine Dokumente zur Kenntnis genommen haben, sind alle Dokumente als „neue“ Dokumente hinterlegt, entsprechend hoch kann die angezeigte Zahl sein.

Mit einem klick auf „Vereinspostfach“ bekommen Sie einen Überblick auf alle über click-TT versendeten Dokumente. Im oberen Bereich werden alle „neuen“ angezeigt, welche bislang noch nicht zur Kenntnis genommen wurden.

Dokumente "zur Kenntnis" nehmen

Um ein bzw. gleich mehrere Dokumente zur Kenntnis zu nehmen haben Sie zwei Möglichkeiten. Zum einen gibt es rechts neben jedem Dokument einen Button „Kenntnisnahme“. Mit einem klick auf diesen Button wird das Dokument aus dem Bereich „Neue Nachrichten“ entfernt. Dieses wird allerdings weiterhin im unteren Bereich unter „alle Nachrichten“ aufgeführt.
Möchten Sie mehrere Dokumente zur Kenntnis nehmen, können Sie diese links markieren. Über das untere Pulldown-Menü wählen Sie „Ausgewählte Nachrichten zur Kenntnis nehmen“ aus. Mit einem Klick auf „Ausführen“ bekommen die Dokumente die gewünschte Kennzeichnung und werden zukünftig nicht mehr in diesem Bereich angezeigt.

Dokumente suchen/filtern

Im unteren Teil der Seite unter „alle Nachrichten“ werden alle Dokumente angezeigt. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese zur Kenntnis genommen wurden oder nicht. In diesem Bereich haben Sie folgende Filtermöglichkeiten:
- Nach „Kategorien“ filtern
- Nach „Betreff“ filtern: Hier können Sie nach dem Betreff von Dokumenten filtern. Geben Sie z.B. „Jahresrechnung“ ein, werden Ihnen alle Jahresrechnungen angezeigt.
- Zeitraum: Hier können Sie Dokumente über einen Wunschzeitraum filtern
- Archivierte Dokumente einblenden: Sollten Sie Dokumente archiviert haben können Sie diese wieder sichtbar machen.

Dokumente archivieren

Sollen bestimmte Dokumente in dieser Übersicht nicht mehr angezeigt werden, haben Sie die Möglichkeit diese zu archivieren. Einfach die entsprechenden Dokumente links markieren, die Aktion auswählen und auf „Ausführen“ klicken.
 

Die allgemeine Info-Reihe »click-TT-Anwendung« steht der Allgemeinheit ebenso wie die Geschäftsstelle für individuelle Rückfragen zur Verfügung.